Komunikacja e-mailowa
Według badań pisanie e-maili zajmuje nam ok. 25-30 proc. czasu pracy. Każdego dnia chcemy przekazać innym informacje za pomocą komunikacji mailowej, przedstawić argumenty, zarysować nasz punkt widzenia i skłonić do określonych działań w wyniku korespondencji elektronicznej. Współczesny biznes wymaga, aby robić to jasno, krótko i z dbałością o poprawność językową. Dlatego w komunikacji w firmie ważna jest znajomość mailowego savoir vivre.
Naucz się, jak usprawnić proces komunikacji elektronicznej, skrócić czas pisania maili oraz jak zarządzać korespondencją biznesową w firmie, tak aby skupić się na tym, co ważne – nie tylko dla innych, ale przede wszystkim dla Ciebie.
DLA KOGO JEST TO SZKOLENIE?
Szkolenie z komunikacji e-mailowej dedykowane jest wszystkim pracownikom, którzy na co dzień korzystają z e-maili w kontekście zawodowym. W dzisiejszych czasach e-mail stał się główną formą komunikacji pisanej, gdzie przeciętny pracownik wysyła około 40 maili dziennie. Prawidłowa komunikacja mailowa wymaga znajomości zasad grzeczności, kultury osobistej oraz dobrego wychowania, które są równie istotne jak w kontaktach bezpośrednich. Niewłaściwie napisany e-mail może negatywnie wpłynąć na reputację firmy. Dlatego warto poznać zasady, które należy przestrzegać, pisząc maile do klientów, współpracowników oraz innych osób.
Cele i korzyści z uczestnictwa w szkoleniu obejmują uświadomienie sobie, co robi się dobrze w komunikacji mailowej oraz jak unikać błędów. Uczestnicy zdobędą umiejętność stosowania efektywnej komunikacji mailowej w biznesie, doświadczenie profesjonalnej formy pisania maili oraz umiejętność dostosowania treści i formy maila do preferencji odbiorcy. Szkolenie będzie także okazją do praktycznych warsztatów opartych na realnych przykładach z codziennej pracy, które pomogą doskonalić umiejętności pisania maili w sposób profesjonalny i efektywny.
Dzień 1.
Rozpoczęcie szkolenia. Sprawy organizacyjne. Omówienie celów kursu i diagnoza potrzeb szkoleniowych Uczestników warsztatu.
Moduł I. Wprowadzenie do komunikacji mailowej
- Wprowadzenie do roli komunikacji mailowej w współczesnym biznesie
- Statystyki dotyczące użycia e-maili jako głównej formy komunikacji w pracy
- Znaczenie klarowności, zwięzłości i poprawności językowej w e-mailach biznesowych
Moduł II. Zasady efektywnej komunikacji mailowej
- Jak pisać jasno i zwięźle: główne zasady skutecznego pisania e-maili
- Omówienie podstawowych elementów e-maila: temat, treść, podpis
- Przykłady dobrej i złej praktyki w komunikacji mailowej
Moduł III. Zarządzanie czasem i efektywność w komunikacji mailowej
- Techniki skracania czasu pisania e-maili
- Strategie zarządzania skrzynką odbiorczą i organizacji korespondencji
- Jak zminimalizować ryzyko nieporozumień w komunikacji elektronicznej
Moduł IV. Adaptacja do różnych odbiorców i sytuacji
- Dopasowanie tonu i stylu e-maila do różnych grup odbiorców (klienci, współpracownicy, menedżerowie)
- Jak reagować na trudne e-maile: skargi, pytania krytyczne, prośby o pilne działanie
Moduł V. Ćwiczenia praktyczne i studia przypadków
- Analiza i dyskusja studiów przypadków dotyczących rzeczywistych sytuacji z komunikacji mailowej
- Ćwiczenia praktyczne: pisanie i redagowanie e-maili na bazie scenariuszy biznesowych
- Podsumowanie, wnioski i planowanie działań na przyszłość
Zakończenie warsztatu. Powtórzenie najważniejszych informacji z podsumowaniem wiedzy. Wnioski płynące ze szkolenia. Rekomendacje trenerskie i ewaluacja kursu.
Szkolenie zbuduje postawę pracowników związaną z:
- profesjonalnym podejściem do komunikacji mailowej;
- efektywnym zarządzaniem czasem, co przyczyni się do zwiększenia produktywności i redukcji stresu związanego z nadmiarem korespondencji;
- dostosowaniem tonu i stylu e-maila do różnych odbiorców i sytuacji, co wpłynie pozytywnie na relacje z klientami oraz współpracownikami;
- zarządzaniem emocjami i unikaniem nieporozumień w komunikacji mailowej;
Uczestnicy po szkoleniu nabędą umiejętności:
- pisania i redagowania zwięzłych i klarownych e-maili, co pozwoli na formułowanie przekazów w sposób jasny i zrozumiały dla odbiorcy, eliminując niepotrzebne informacje i niejasności;
- pisania e-maili, które są nie tylko poprawne pod względem językowym, ale także odpowiednie pod względem biznesowym, wspierając pozytywny wizerunek firmy;
- dopasowania maila formą i treścią do stylu osobowości i preferencji Klienta;
- szybszej i sprawniejszej pracy ze skrzynką e-mailową.
W trakcie szkolenia uczestnicy poszerzą swoją wiedzę o:
- metody zawierania właściwych informacji i ich odpowiedni rozkład w treści wiadomości e-mail;
- sposób pisania komunikacji, który buduje pozytywne relacje z odbiorcami;
- techniki pisania krótko, zwięźle a tym samym lekko, co pozwoli komunikować się klarownie i efektywnie;
- nadawanie treściom przejrzystości, tak aby były łatwe do zrozumienia i szybko przyswajalne dla odbiorcy.
