Pracownik administracyjno-biurowy
Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym pracownikiem biurowym, sekretarką, asystentem zarządu, czy też planujesz zmienić zawód, nasz kurs dostarczy Ci niezbędnych umiejętności i wiedzy. Oferujemy praktyczne zajęcia, które przygotują Cię do zarządzania dokumentami, obsługi recepcji oraz koordynowania pracy biura. Nauczysz się zarządzania przez cele, elektronicznego obiegu dokumentów, a także zapoznasz się z podstawami prawnymi i przepisami RODO. Dołącz do nas i zyskaj pewność siebie oraz kompetencje potrzebne do efektywnej pracy w każdej organizacji!
DLA KOGO JEST TO SZKOLENIE?
Kurs skierowany jest do osób, które chcą rozpocząć lub rozwinąć swoją karierę w administracji biurowej. Przeznaczony jest dla obecnych i potencjalnych pracowników biurowych, w tym sekretarek, asystentów oraz pracowników recepcji. Kurs ten będzie także odpowiedni dla osób planujących zmianę zawodu lub poszukujących nowych inspiracji zawodowych. Program kursu zapewnia praktyczne umiejętności, niezbędne do wykonywania zadań na stanowisku administracyjno-biurowym. Uczestnicy nauczą się zarządzania procesowego, zarządzania przez cele oraz obsługi elektronicznego obiegu dokumentów. Kurs porusza także podstawowe aspekty prawne oraz przepisy RODO. Dzięki zdobytej wiedzy, uczestnicy będą mogli efektywnie wspierać zarząd i dostosować się do wymogów różnych organizacji.
Dzień 1.
Rozpoczęcie szkolenia: Omówienie celów kursu i diagnoza potrzeb uczestników.
Moduł I. Podstawy pracy biurowej i administracyjnej
- Charakterystyka pracy w biurze i administracji
- Zakres obowiązków pracownika administracyjno-biurowego
- Współpraca z zarządem oraz innymi działami firmy
- Możliwe ścieżki rozwoju zawodowego
- Efektywność osobista w pracy administracyjnej
- Getting Things Done: skuteczne organizowanie dnia i tygodnia pracy
- Narzędzia wspomagające organizację pracy
- Ustalanie priorytetów i zarządzanie czasem
- Asertywność i budowanie pozytywnych relacji w pracy
- Skuteczna komunikacja w organizacji
- Znaczenie komunikacji w pracy biurowej
- Komunikacja z zarządem i współpracownikami
- Rola komunikacji w zrozumieniu i przekazywaniu informacji
- Dokumentacja firmowa
- Rodzaje dokumentów w przedsiębiorstwie (umowy, pisma itp.)
- Poziomy dostępu do dokumentów
- Korzyści z tworzenia i korzystania z szablonów dokumentów
- Ważność podpisywania umów
- Terminy płatności i ich znaczenie (7, 14, 30-dniowe)
Moduł II. Nowoczesne zarządzanie dokumentacją i współpraca z działami
- Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów
- Elektroniczny obieg faktur: aspekty prawne
- Digitalizacja dokumentów i elektroniczny obieg umów
- Praktyczne przykłady dostępnego oprogramowania
- Kluczowe role w procesie zarządzania dokumentami
- Współpraca z księgowością i działem kadr
- Zrozumienie pracy działu księgowości
- Kluczowe terminy w księgowości (VAT, podatek dochodowy)
- Poprawne wprowadzanie faktur do systemu finansowo-księgowego
- Podstawowa wiedza kadrowa i prowadzenie teczek osobowych
- Podstawy RODO
- Kluczowe pojęcia i zasady przetwarzania danych osobowych
- Zgoda na przetwarzanie danych i obowiązek informacyjny
- Prawa osób, których dane są przetwarzane
Podsumowanie pierwszego dnia kursu – wnioski i powtórzenie kluczowych zagadnień.
Dzień 2.
Moduł III. Zarządzanie procesowe i cele w administracji
- Administracja jako część głównego procesu
- Różnica między procesem a zadaniem
- Wpływ zarządzania procesowego na codzienną pracę
- Wyznaczanie celów dla pracowników administracji
- Metoda SMART w wyznaczaniu celów
- Wyznaczanie i realizacja celów w zespole administracyjnym
- Delegowanie zadań w zespole
- Kluczowe wskaźniki efektywności
- KPI: prosta weryfikacja codziennej pracy
- Cykl PDCA: planowanie, wykonanie, sprawdzenie, działanie
- Codzienne spotkania zespołu administracyjnego
Moduł IV. Aspekty prawne i organizacyjne w działalności gospodarczej
- Rodzaje działalności gospodarczych – podstawowe aspekty prawne
- Działalność jednoosobowa i spółki osobowe/kapitałowe
- Rola wspólników, udziałowców i akcjonariuszy
- Procedura zakładania działalności gospodarczej
- Podstawowe dokumenty rejestrowe
- Rejestracja działalności jednoosobowej w CEIDG
- Rejestracja spółek w KRS
- Analiza dokumentu KRS Z3
- Ubezpieczenia firmowe
- Rodzaje ubezpieczeń niezbędnych dla firm
- Korzyści z korzystania z brokerów ubezpieczeniowych
- Weryfikacja polis kontrahentów
- Spotkania biznesowe
- Rodzaje spotkań biznesowych
- Dobre praktyki organizacji spotkań
- Znaczenie etykiety biznesowej
- Uwzględnianie różnic kulturowych w spotkaniach biznesowych
Zakończenie warsztatu. Powtórzenie najważniejszych informacji z podsumowaniem wiedzy. Wnioski płynące ze szkolenia. Rekomendacje trenerskie i ewaluacja kursu.
Uczestnicy szkolenia zbudują postawę związaną z:
- efektywną organizacją pracy w biurze, co pozwoli im na lepsze zarządzanie czasem i zadaniami;
- współpracą z zarządem oraz innymi działami firmy, co jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania organizacji;
- skuteczną komunikacją w organizacji, która umożliwi im przekazywanie i odbieranie informacji w sposób jasny i zrozumiały;
- odpowiedzialnym zarządzaniem dokumentacją firmową, co zapewni bezpieczeństwo i poufność danych;
- asertywnością i budowaniem pozytywnych relacji w pracy, co poprawi atmosferę w zespole i zwiększy efektywność współpracy.
Uczestnicy po szkoleniu nabędą umiejętności:
- skutecznego organizowania dnia i tygodnia pracy, co pozwoli im na lepsze zarządzanie czasem i zwiększenie efektywności;
- korzystania z narzędzi ułatwiających organizację pracy, co przyczyni się do usprawnienia codziennych zadań biurowych;
- ustalania priorytetów i zarządzania czasem, co pozwoli im skupić się na najważniejszych zadaniach i osiągać lepsze wyniki;
- komunikowania się efektywnie z zarządem i współpracownikami, co zapewni lepsze zrozumienie i współpracę w zespole;
- zarządzania dokumentacją elektroniczną i papierową, co zwiększy ich efektywność i dokładność w pracy z dokumentami;
- wprowadzania i weryfikacji dokumentów finansowo-księgowych, co pozwoli na poprawne i efektywne zarządzanie finansami firmy;
- przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych (RODO), co zapewni zgodność z przepisami i ochronę danych;
- wyznaczania i realizacji celów metodą SMART, co umożliwi im skuteczne planowanie i osiąganie zamierzonych rezultatów;
- weryfikacji codziennej pracy za pomocą KPI, co pozwoli na bieżąco monitorować i poprawiać efektywność swoich działań.
W trakcie szkolenia uczestnicy poszerzą swoją wiedzę o:
- zakresie obowiązków pracownika administracyjno-biurowego, co pozwoli im lepiej zrozumieć swoje role w organizacji;
- nowoczesnych metodach archiwizacji dokumentów, co zapewni efektywne i bezpieczne zarządzanie dokumentacją firmową;
- procedurach współpracy z księgowością i działem kadr, co pozwoli na sprawną współpracę i poprawną realizację procesów finansowo-księgowych;
- podstawowych aspektach prawnych związanych z działalnością gospodarczą, co zapewni im świadomość praw i obowiązków wynikających z przepisów;
- znaczeniu cyklu PDCA w pracy administracyjnej, co pozwoli im na ciągłe doskonalenie procesów i zwiększanie efektywności;
- rodzajach i sposobach zarządzania spotkaniami biznesowymi, co przyczyni się do lepszej organizacji i efektywności spotkań w firmie;
- różnicach kulturowych i ich wpływie na etykietę biznesową, co umożliwi im skuteczne nawiązywanie i utrzymywanie relacji z różnorodnymi partnerami biznesowymi.
